1997年，我在華盛頓大學修「英文作文」，學到了「正規英文文章，是要倒過來寫的」，也就是說，全文的結論要放在第一段，每一段的結論要放在第一句。
這和中文「起、承、轉、合」的寫法剛好相反，所以，保證華人剛上這堂課，一定格格不入，甚至會有痛苦的感覺，這也算1993年來美後，所體會到的許多culture shock之一。
那一堂課對我的影響很大，不是因為我極為努力，得了全班最高分（英文要超越其他土生土長的美國人並不容易，但我為了要申請美國醫學院，成績必須要高），而是它改變我的思考方式：強化了統整能力。
其實，與人談話，尤其是對主管報告時，這種「先講結論、再說明主要原因、然後再補充次要原因、最後再補充零碎的背景資料或緣由」極為重要，這種說話技術，是決定員工是否快速升遷的重要關鍵之一。
但是，別以為這個很容易，對於大部分成年人來說，這根本違反平時聊天的習慣，初學者會感到彆扭或費力。尤其對小孩來說，這種先講結論的說話方式並非本能，會感到困難。例如，有一回，某小學老師帶著四年級的學生遠足，回程時，一頭山豬從旁邊狂奔而過，這個畫面讓大家驚訝不已。隔天，他要求孩子們以「我遇見了山豬」為題目寫一篇作文。雖然老師有引導學生可以先寫出自己「印象最深刻」的地方，但幾乎全班同學還是從「出發去遠足」開始寫起。依照早上起床、學校集合、跟同學一起走出校門、吃午餐……流水帳式的敘述；至於看見山豬被嚇一跳的事情，都被學生放到作文的最後才出現。
如果，大家還是不能體會這種表達能力的重要性，我們可以看以下這兩個範例，試想你是主管，你想聽到那一種報告方式？請多讀幾次，仔細體會二者的差別。
A範例：一開始就說「結論」，讓對方抓到重點，不會厭煩或誤解。
【主管問題】何時這產品可以上市？
【員工回答】以目前的狀況看來，我想我們可以趕在七月初出貨。我們會將投入試驗品研發的工作人員增加一倍，並且在每個階段都先進行安全性檢測，至於生產線，則會依照試驗品的設計圖打造。這麼一來，應該就能彌補之前試驗品研發時落後的進度。假如不採取任何補救措施，試驗品要到五月完成，八月底才能出貨，就無法趕上高需求期了
B範例：按照「時間順序」說話，會讓對方霧煞煞。
【主管問題】何時這產品可以上市？
【員工回答】試驗品的研發進度落後，聽說還要二個月，也就是大概在五月才能完成。接下來，我們會針對試驗品進行安全性檢測，並著手設計生產線，大約三個月後便能開始量產。這麼一來，就要到八月底才能出貨了。這樣是趕不上高需求期的。我們正在想辦法提早出貨。首先我們會將投入試驗品研發的工作人員增加一倍，並且在每個階段都進行安全性檢測，生產線方面，可依照試驗品的設計圖來打造。這樣一來，我想我們就可以趕在七月初出貨了。
在B範例中，「我想我們可以趕在七月初出貨」這個結論，一直到最後才出現。也許大家會認為，既然都在最後說出結論了，怎麼還會被誤解呢？但事實並非如此。
一旦將結論放在最後，聽者不但容易誤解、而且會很不耐煩，溝通效率大打折扣。
總之，我的看法是：「流水帳」的溝通方式，適合用來談情說愛、閒聊、說故事，才能吊胃口或製造懸疑感。
然而，「先講結論，再補充說明」的溝通方式，適合在辦公室講正事、向主管報告、國際標準的文體（媒體報導、學術論文）。
希望以上分享，對大家在職場上有幫助。
轉載自：【陳俊旭 美國自然醫學博士】Facebook